Comment utiliser ParcelFill

1. Ce qu’il fait

ParcelFill n’a pas de fenêtre à lui. Il pose une petite carte sur les pages où vous travaillez déjà — une commande ShipStation, la liste de commandes Yami, un envoi Chit Chats — et remplit les champs que vous taperiez autrement à la main.

Sur une commande ShipStation, cela veut dire la déclaration de douane, le poids et les dimensions. Vous tapez quatre ou cinq chiffres ; il écrit le reste et vérifie son propre travail.

2. Cinq choses à remplir d’abord

Ouvrez les réglages — l’engrenage sur la carte — et ils s’ouvrent sur Commencer ici, qui énumère exactement ce qui manque encore à votre compte. Chaque ligne a un bouton qui vous mène au champ.

1. Les types de marchandise que vous vendez. Chacun devient un bouton sur la carte. Appuyer dessus inscrit la description de douane, ainsi que le code SH et le pays d’origine si vous les avez donnés. Rien ne fonctionne sans au moins un.
2. Combien déclarer. Un plafond, pas un montant fixe — le moins élevé des deux : la marchandise ou votre limite. Une commande de 126,90 $ sous une limite de 100,00 $ est déclarée à 100,00 $ ; une commande de 40,00 $ à 40,00 $.
3. Comment vous tapez le poids et les dimensions. Livres et onces, ou onces seulement. Pouces ou centimètres. Les champs de dimensions de ShipStation sont toujours en pouces : choisir les centimètres veut dire que vous tapez des centimètres et que la carte convertit.
4. Les services d’expédition que vous utilisez. Essayés dans l’ordre quand aucun service n’est choisi sur la commande. Sans aucun, aucune étiquette n’est créée.
5. Votre boîte et votre poids habituels. Livrés à 1 oz et 1×1×1 po pour qu’une migration ne soit pas bloquée dès le départ — mais ce sont de vraies mesures. Laissées telles quelles, c’est ce qui sera déclaré et imprimé.

Facultatif, et en dehors des cinq : dans Réglages → ShipStation, vous pouvez choisir une fois ce que doivent indiquer les champs Select Contents, If Undeliverable, Invoice Number, Insurance et Bill duties and taxes to payor of shipping charges de ShipStation. Auto Fill les inscrit ensuite sur chaque commande, en remplaçant ce que la commande affiche, et la carte dit ce qu’elle a changé. Chacun est livré réglé sur Laisser tel que ShipStation l'indique, ce qui laisse le champ intact.

3. Expédier une commande

1. Ouvrez la commande dans ShipStation. La carte apparaît à droite.
2. Vérifiez la quantité. La carte compte les articles elle-même et demande deux fois avant de croire une réponse ; si elle n’a pas pu les compter, tapez le nombre.
3. Appuyez sur le type de marchandise que contient la commande.
4. Tapez le poids et la boîte. Si vous avez déjà expédié les mêmes articles, la carte propose ce qu’elle a employé la dernière fois — appuyez sur Utiliser pour le prendre. Sur une commande dont le champ Package indique Multi Package dans ShipStation, Auto Fill laisse les champs poids et Size (in) tels quels, puisque chaque colis se règle sous Edit Packages, et remplit le reste comme d’habitude. L’étiquette que vous créez pour cette commande n’est pas retenue pour la prochaine fois.
5. Appuyez sur Auto Fill.

La bande au bas de la carte dit ce qu’il manque encore à la commande. Un crochet gris veut dire que cette partie est remplie ; une marque ambre qu’elle ne l’est pas, et celles qui empêchent une étiquette sont marquées autrement que celles qui rendent seulement la déclaration fausse.

ParcelFill vérifie ce qu’il a écrit et vous dit si quelque chose n’a pas pris. Il n’appuie pas sur Save à votre place.

Les boutons du coin de la carte

L’engrenage, ce sont les Réglages. Quand la carte dit qu’un réglage manque — Aucun type d’article pour l’instant ou Aucun service défini — l’engrenage ouvre les réglages sur ce champ, avec une ligne en haut qui dit pourquoi ils se sont ouverts là.

L’épingle à côté de l’engrenage, c’est Désactiver (manuel). Appuyez dessus et la carte passe en Mode manuel : le remplissage automatique est désactivé, vos types d’article et Auto Fill ne peuvent plus être pressés, Auto Fill + Create Label n’est plus proposé, la carte cesse de compter la quantité, et vous modifiez vous-même les champs ShipStation. Une barre oblique en travers de l’épingle montre que la carte est en pause. Appuyez de nouveau dessus (elle s’appelle maintenant Activer le remplissage) pour réactiver le remplissage automatique. D’ici là, le mode manuel reste actif dans cet onglet, même si vous actualisez la page.

L’icône à côté de l’épingle de la carte, c’est Ce qui est actif pour cette page. Elle remplace les champs de la carte par une liste : une ligne pour chaque chose que la carte fait ici — la valeur déclarée, l’auto-apprentissage, le renvoi vers Yami, la confirmation du prix, la vérification d’adresse et le reste —, chacune disant comment c’est réglé en ce moment, ou que votre forfait ne le comprend pas. Les lignes que vous cochez dans Réglages → ShipStation passent en tête, dans l’ordre où vous les avez mises ; les autres suivent. Choisir les lignes à afficher en premier, au bas de la liste, vous y mène. Modifier sur une ligne ouvre les réglages sur le champ de cette ligne ; la ligne du forfait a Gérer à la place, qui ouvre votre compte dans les réglages. Retour ramène à la carte.

4. Le laisser acheter l’étiquette

Auto Fill + Create Label fait tout ce qui précède, attend que le prix du transporteur se stabilise, puis achète l’étiquette. Il n’apparaît qu’une fois un tarif obtenu.

Avant de dépenser quoi que ce soit, il s’arrête deux fois :

• si le prix dépasse votre limite — Réglages → ShipStation → demander avant une étiquette coûteuse, livrée à 33 et impossible à désactiver ;
• si l’adresse n’est pas validée, ou si la boîte n’a pas de dimensions.

Votre propre clic sur Create + Print Label n’est jamais remis en question ni automatisé.

5. Le lot du matin venu de Yami

Dans la liste de commandes du portail vendeur Yami, cochez les commandes que vous expédiez. Une barre apparaît en haut avec un bouton par destination : Migrer vers ShipStation ou Migrer vers Chit Chats.

Si la barre cache quelque chose dont vous avez besoin, faites-la glisser par son titre n’importe où sur la page ; elle s’ouvre au même endroit la fois suivante. Double-cliquez sur le titre pour la remettre dans le coin.

Remplissez d’abord le panneau Package & customs de cette barre — c’est le colis dont part tout le lot, avec une valeur par commande pour les cas inhabituels. Appuyez ensuite sur Migrer.

Pendant que le lot est lu, vérifié ou créé, la barre affiche Annuler. Si vous appuyez avant que rien ne soit créé, tout s’arrête et rien n’est créé ; pendant le lot, celui-ci s’arrête là, et les commandes déjà créées le restent.

Si Migrer est réglé pour passer par l’API plutôt que par l’écran, et s’arrête avant que rien ne soit créé — Yami refuse les clés, par exemple, ou ShipStation ou Chit Chats ne peut pas être vérifié —, la barre propose À l’écran cette fois, qui migre les mêmes commandes cochées par l’écran, et Passer à l’écran, qui fait de même et garde Migrer à l’écran jusqu’à ce que vous le changiez dans les réglages. Rien n’est proposé une fois la création commencée : aucune commande n’est créée deux fois.

Ce qui est créé est volontairement inachevé : une commande ShipStation est Awaiting Shipment sans étiquette achetée, et un envoi Chit Chats est non payé. C’est vous qui choisissez le service et achetez l’affranchissement.

Chaque boutique Yami peut avoir son transporteur habituel : dans Réglages → Yami → Où chaque boutique Yami expédie habituellement, choisissez ShipStation ou Chit Chats pour votre boutique américaine et pour votre boutique canadienne. La barre place alors le bouton Migrer de ce transporteur en premier et l’indique sous les boutons. Si vous appuyez sur l’autre, elle vous demande si vous voulez quand même migrer vers celui-là, et rien n’est lu ni créé avant que vous répondiez Oui. La boutique est celle que le portail Yami affiche. Au départ, les deux sont sur Aucune préférence — afficher les deux, ce qui laisse les boutons tels quels.

Le suivi renvoyé vers Yami

Une fois l’étiquette créée, revenir à la liste de commandes Yami remplit pour vous la quantité expédiée et le numéro de suivi. C’est vous qui appuyez sur le bouton Expédier de Yami. Ce numéro ne s’écrit qu’une fois sur Yami — il ne peut plus jamais être modifié ni retiré — alors ParcelFill ne le remplit qu’à partir d’une étiquette valide, l’efface si l’étiquette est annulée avant que vous appuyiez, et bloque l’appui si ce qu’il a rempli n’est plus à jour.

Un compte Yami peut avoir une boutique américaine et une boutique canadienne, et chaque commande n’est listée que dans la sienne. ParcelFill retient dans quelle boutique il a vu chaque commande — dans la liste Yami, quand vous l’avez migrée, ou par l’API de Yami — et se fie au pays de livraison pour une commande qu’il n’a jamais vue. Si l’onglet Yami est sur l’autre boutique, il n’y cherche pas : une note en haut de Yami indique la boutique où passer, et dès que vous changez de boutique, le numéro se remplit de lui-même.

6. Un envoi Chit Chats

Quand la migration Yami crée des envois Chit Chats à l’écran, elle s’arrête sur chacun. Une fois l’adresse d’une commande enregistrée, elle attend tant que les pages Description et Package de cet envoi sont ouvertes, pour que vous puissiez le terminer là, et n’ouvre la commande suivante qu’une fois ces deux pages passées ou la fenêtre fermée.

À l’étape Description, la carte remplit la ligne d’article à partir de la commande qui est derrière — quantité, description, valeur unitaire, devise. Sur un envoi que la migration a créé à l’écran dans ce navigateur, elle inscrit aussi le numéro de commande Yami dans le champ Order ID vide de Chit Chats, et il est conservé quand vous appuyez sur Save and continue. Un champ qui contient déjà quelque chose n’est pas touché.

Un envoi importé de Shopify arrive avec une ligne par produit. La carte peut les réunir en une seule ligne décrite selon le type d’article que vous choisissez. Elle n’appuie jamais sur Save and continue ; c’est vous.

Une fois la ligne réunie enregistrée, Chit Chats n’a plus que cette ligne ; la carte conserve donc les lignes qu’elle a remplacées — description, SKU, quantité, valeur unitaire et poids — dans ce navigateur pendant une semaine. Rouvrez l’envoi tant qu’il n’a encore que cette ligne et la carte les affiche, avec la date jusqu’à laquelle elles sont conservées. Après cette semaine, elles sont effacées, que vous l’ayez rouvert ou non. À l’étape Package qui suit, comme pour tout envoi, le curseur est déjà dans le champ du poids : vous pouvez taper le poids du colis tout de suite.

À l’étape Package, elle met votre type de colis et vos unités habituels, et vide le poids que Chit Chats avait pré-rempli. Ce chiffre est le poids des produits tiré de la commande, pas celui du colis : c’est une supposition que Save accepterait. Vide, Chit Chats refuse d’enregistrer tant que personne n’a pesé le colis. Un poids que vous avez tapé n’est jamais effacé.

Vers les États-Unis, Chit Chats demande qui a fabriqué la marchandise sur chaque ligne. Remplissez-le une fois dans les réglages et la carte l’inscrit sur chacune.

7. Quand il dit qu’il ne peut pas

Chacun de ces messages veut dire qu’il manque quelque chose, pas que quelque chose est brisé. Ouvrez les réglages depuis l’engrenage à côté du message : ils s’ouvrent sur le champ en question.

8. Ce qu’il ne fait jamais

• Il n’achète jamais une étiquette que vous n’avez pas demandée. Un seul bouton crée des étiquettes, il pose la question du prix d’abord, et votre propre clic sur Create + Print Label n’est jamais automatisé.
• Il n’achète jamais d’affranchissement sur Chit Chats. Les envois sont créés non payés pour que vous puissiez voir les tarifs avant de dépenser des crédits. Il n’y a aucun achat dans le code.
• Il n’envoie jamais les coordonnées de vos clients où que ce soit. Noms, adresses et numéros de téléphone circulent entre vos propres onglets et sont effacés à la fin d’une migration.
• Il ne devine jamais un code SH ni un pays d’origine. Ce sont des déclarations faites à une autorité douanière au sujet de votre marchandise. Il n’inscrit que ce que vous avez tapé.
• Il ne remplace jamais ce qui est déjà sur une commande — une description, un pays, un service — sauf là où vous appuyez sur un bouton qui le dit.
• Vos clés ne quittent jamais ce navigateur sauf vers le service auquel elles appartiennent, et elles ne se relisent jamais depuis la page des réglages.

Ce qui est conservé, et combien de temps, se trouve sur la page de confidentialité.

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